「妊娠が分かって旅行をキャンセルしたいけれど、旅行会社には何と伝えればいい？」「電話で妊娠のことをどこまで話せばいい？」と迷っていませんか。
妊娠による旅行キャンセルを連絡するときは、キャンセル料の免除を求める言い方を考えるより、予約内容、妊娠が判明したこと、医師から旅行を控えるよう指示されているかなどを事実に沿って伝えることが大切です。
また、診断書などの書類が必要かどうかは、自分で判断して用意するのではなく、先に予約先へ確認しましょう。
この記事では、妊娠で旅行をキャンセルするときに旅行会社へ伝える内容、電話での伝え方、メール例文、必要書類の確認方法を解説します。
旅行会社へ連絡する前に用意する情報
旅行会社へ連絡する前に、予約内容と現在の状況を整理しておくと、電話やメールで必要事項を伝えやすくなります。
予約内容と取消規定を確認する
予約確認メールやマイページ、旅行条件書などで、次の内容を確認してください。
・予約番号
・予約者名
・旅行日
・予約している旅行商品
・現在の取消料
・キャンセル手続きの窓口
妊娠による特別対応があるかどうかは、記載内容だけで判断せず、必要に応じて予約先へ確認しましょう。
医師から旅行を控えるよう指示されているか整理する
医師から旅行や長距離移動を控えるよう指示されている場合は、その内容を事実に沿って伝えられるよう整理しておきましょう。
診断書などの書類は、先に取得するのではなく、予約先から提出を求められた場合に必要な書式や記載内容を確認してから依頼します。
予約内容を整理する
予約確認メールやマイページを手元に用意し、予約番号、旅行日、予約者名などをすぐ確認できるようにしておきましょう。
電話の場合は、聞きたいこともメモしておくと確認漏れを防ぎやすくなります。
・取消料はいくらか
・日程変更はできるか
・妊娠による特別対応があるか
・診断書などの書類が必要か
・返金額と返金方法
電話とメールは予約先の案内に合わせて使う
旅行会社への連絡は、電話とメール、どちらが有効でしょうか。状況によって使い分けることが重要です。
電話で連絡する場合
電話窓口が用意されている場合は、予約番号などを手元に置いて連絡します。
電話では、その場で取消料や必要書類について確認できる点が便利です。
案内された内容は、担当者名、連絡日時とあわせてメモしておきましょう。
メールや問い合わせフォームで連絡する場合
予約先がメールや問い合わせフォームでキャンセル相談を受け付けている場合は、必要事項をまとめて送ります。
メールでは、予約番号、旅行日、予約者名、キャンセルしたいこと、医師から旅行を控えるよう指示されているかなどを簡潔に記載してください。
診断書などの書類は、予約先から提出方法の案内を受けてから送るようにしましょう。
妊娠で旅行をキャンセルするとき電話で伝える順番
旅行会社へ電話するときは、次の順番で伝えると整理しやすくなります。
1．予約番号と氏名を伝える
2．旅行をキャンセルしたいことを伝える
3．妊娠が判明したことを伝える
4．医師から旅行を控えるよう指示されている場合は、その内容を伝える
5．現在の取消料を確認する
6．妊娠による特別対応の有無を確認する
7．診断書など必要書類を確認する
8．返金額と手続き方法を確認する
医師から旅行を控えるよう指示されていない場合は、「医師から中止を指示されています」などと事実と異なる説明をしないようにしてください。
妊娠で旅行をキャンセルするときの電話例文
医師から旅行を控えるよう指示されている場合
「お世話になっております。○月○日の旅行を予約している○○です。予約番号は○○です。
妊娠が判明し、医師から予定している旅行を控えるよう指示を受けたため、キャンセルについて相談したくご連絡しました。
現在の取消料と、妊娠による特別対応があるか確認できますでしょうか。また、診断書など必要な書類があれば、書式や提出方法も教えてください。」
医師から旅行中止を指示されていない場合
「お世話になっております。○月○日の旅行を予約している○○です。予約番号は○○です。
妊娠が判明したため、今回の旅行をキャンセルしたいと考えています。
現在の取消料と手続き方法を教えていただけますでしょうか。また、妊娠を理由とした特別対応がある場合は、その条件についても確認したいです。」
妊娠によるキャンセル料の免除・減額の可能性については、妊娠で旅行キャンセル料は免除される？減額の可能性と確認方法で詳しく解説しています。
妊娠で旅行をキャンセルするときのメール例文
医師から旅行を控えるよう指示されている場合
件名：旅行キャンセルについての確認（予約番号○○）
お世話になっております。
○月○日の○○旅行を予約している○○です。
妊娠が判明し、医師から予定している旅行を控えるよう指示を受けたため、キャンセルについて確認したくご連絡しました。
現在の取消料と、妊娠による特別対応の有無をご案内いただけますでしょうか。
また、診断書などの提出が必要な場合は、必要な書類、記載内容、提出方法、提出期限についても教えてください。
予約番号：○○
旅行日：○月○日
予約者名：○○
よろしくお願いいたします。
医師から中止を指示されていない場合
件名：旅行キャンセルについて（予約番号○○）
お世話になっております。
○月○日の○○旅行を予約している○○です。
妊娠が判明したため、今回の旅行をキャンセルしたくご連絡しました。
現在の取消料とキャンセル手続きの方法をご案内いただけますでしょうか。
また、妊娠を理由とした特別対応がある場合は、その条件についても教えてください。
予約番号：○○
旅行日：○月○日
予約者名：○○
よろしくお願いいたします。
診断書など必要書類は予約先へ確認する
医師から旅行を控えるよう指示されている場合でも、診断書が必ず必要になるとは限りません。
自分で先に診断書を取得するのではなく、予約先へ次の点を確認してください。
・診断書が必要か
・指定書式があるか
・必要な記載内容
・原本またはコピーの指定
・提出期限
・提出方法
診断書が必要になるケースや確認方法は、妊娠による旅行キャンセルに診断書は必要？確認方法と注意点で詳しく解説しています。
妊娠が判明した後、旅行を続ける・変更する・キャンセルするか迷っている場合は、妊娠発覚で旅行をキャンセルする判断基準と手続き・友達への伝え方も参考にしてください。
交渉が難しいときの対処法
旅行会社が一度「キャンセル料は発生します」と回答した場合でも、諦めるのはまだ早いです。以下の対策を試してみましょう。
管理者への相談
初対応のスタッフの判断が硬い場合、「このご対応について、管理者さんにご確認いただけますでしょうか」と丁寧に依頼します。多くの場合、上司が最終判断をします。
医学的根拠の提示
「医師から指示されている」という口頭説明だけでなく、診断書をメール添付で提出することで、説得力が大きく変わります。
業界団体への相談
旅行会社の対応に不当性を感じた場合、日本旅行業協会（JATA）などの業界団体に相談することも可能です。
妊娠によるキャンセル料の免除・減額の可能性、キャンセル以外の選択肢（延期・変更）、旅行保険の活用といった総合的なアプローチについては、親記事である「妊娠発覚！旅行のキャンセル、どうすればいいの？」をあわせて確認することをおすすめします。
妊娠で旅行をキャンセルするときの伝え方についてよくあるQ&A
妊娠したことは旅行会社へ伝えた方がいいですか？
妊娠による特別対応の有無を確認する場合は、妊娠が判明したことを伝える必要があります。
必要以上に詳しい医療情報まで伝える必要があるかは、予約先へ確認してください。
医師から旅行中止を指示されていなくてもキャンセルできますか？
通常の取消規定に従ってキャンセルすることはできます。
医師から中止を指示されていない場合は、その事実をそのまま伝え、現在の取消料と手続き方法を確認してください。
電話では何から伝えればいいですか？
まず予約番号と氏名を伝え、旅行をキャンセルしたいこと、その理由として妊娠が判明したことを伝えると整理しやすくなります。
その後、取消料、特別対応、必要書類を確認してください。
診断書を先に用意した方がいいですか？
先に予約先へ診断書が必要か確認してください。
指定書式や記載内容が決まっている場合があるため、確認後に医療機関へ依頼する方が確実です。
電話とメールのどちらで連絡するのがいいですか？
予約先が指定している連絡方法に従ってください。
電話ではその場で確認でき、メールや問い合わせフォームでは連絡内容を文章として残せます。
キャンセル料免除を強くお願いした方がいいですか？
強く主張するより、まず予約内容と事情を正確に伝え、特別対応の有無と条件を確認してください。
実際の取消料の扱いは予約先や旅行商品によって異なります。
電話で案内された内容は記録した方がいいですか？
担当者名、連絡日時、取消料、必要書類、返金方法などをメモしておくと、後から内容を確認しやすくなります。
まとめ
妊娠で旅行をキャンセルするときは、旅行会社へ連絡する前に予約番号、旅行日、取消規定などを確認しておきましょう。
電話では、予約情報、キャンセルしたいこと、妊娠が判明したこと、医師から旅行を控えるよう指示されている場合はその内容を事実に沿って伝えます。
そのうえで、現在の取消料、妊娠による特別対応の有無、診断書など必要書類、返金方法を確認してください。
診断書を先に取得する必要はありません。予約先へ必要性や指定書式を確認してから医療機関へ依頼しましょう。
妊娠によるキャンセル料の免除・減額について詳しく知りたい場合は、妊娠で旅行キャンセル料は免除される？減額の可能性と確認方法も参考にしてください。